Seguimos con el segundo Artículo para proceder a implementar un programa de compliance penal en la empresa
El primer paso a la hora de que una empresa afronte la implantación de un programa de compliance penal, o de cumplimiento normativo es el inventario de todas las Leyes que debe de cumplir la empresa en cuestión; no olvidemos que un programa de cumplimiento normativo es detectar posibles riesgos de sufrir sanciones legales o regulatorias.
Antes de sentarnos a ver que tipo de Riesgos puede tener nuestra empresa tenemos que tener realizado un inventario de Leyes, normas, regulaciones etc.. que afectan a nuestra empresa para mas tarde una vez estudiado y analizado éstas, poder saber a que riesgos nos atenemos. Es decir, se trata de localizar la fuente de donde emana los posibles riesgos. Podemos resumir que si una empresa tiene riesgos es porque incumple o tiene previsión de que incumpla diferentes Leyes o normas. Es decir, el origen del riesgo de cumplimiento surge precisamente del incumplimiento de las leyes, regulaciones, normas, estándares adoptados por la organización
En el inventario de normas que a tal efecto hagamos para cada empresa deben de estar todas las Leyes y normas que le sean de aplicación; Y tan pronto identifiquemos que una norma es de aplicación pues ha sido promulgada debe de incorporarse al programa de cumplimiento normativo y por tanto deberá de estar dentro del inventario de leyes. Tenemos que advertir que si la empresa tiene sedes en diferentes paises debemos de
¿ cómo hacer dicho inventario?
Debemos de elaborar en nuestro inventario con unos campos mínimos, que nos valdrán para cuando el mismo sea muy extenso y haya que ir a consultar alguna de ellas, sea mas fácil su búsqueda y sobre todo su actualización.
Campos mínimos que puede tener nuestra inventario son los siguientes:
- Nombre de la norma
- Autorizad reguladora
- Ámbito de aplicación de la norma: sobre todo territorial
- Fecha de publicación
- Fecha de entrada en vigor
- Fecha límite de implementación.
- Análisis de normas que modifica o desarrolla.
Realizado dicho análisis, la empresa debe de tener procedimientos detallados para ser capaz de identificar si una norma ha sido actualizada o se ha aprobado una nueva norma o Ley que es aplicable a nuestra empresa. En empresas pequeñas perfectamente cada seis meses podría establecerse un protocolo de actualización; En empresas mas grandes, cualquier analisisis de riesgo realizado e identificado, cualquier incidencia identificada por alguna auditoria, un cambio de negocio en la entidad, nuevos productos, puede dar lugar a que haya que actualizar nuestro sistema de compliance penal.
Una vez identificadas las normas, Inventariadas, debemos de clasificarlas, según su riesgo en el impacto de la sociedad. Leyes con un impacto en la sociedad bajo por ejmplo porque las sanciones sean bajas, o de impacto medio o alto según si las kyes son muy comlejas o las sanciones son muy altas. Esto nos dará una prioridad a la hora de comenzar un proyecto de implantación.
¿Por dónde empezar, o que normas debemos de inventariar? Para ello, y con el fin de ser prácticos debemos de seguir esta estructura a la hora de realizar nuestro inventario de Leyes y normativas:
1.- Normas de ámbito Supranacional: Es decir las normativas dictadas por la Unión Europea.
2.- Normas que nos afecten fuera de la Unión Europea. Por ejemplo normas norteamericanas.
3.- Regulación nacional, en este sentido, tenemos que tener muy en cuenta su nivel de jerarquía:
- Constitución Española.
- Reglamentos y directivas Comunitarias
- Tratados Internacionales ratificados por España
- Leyes de las cortes generales
- Leyes orgánicas
- Leyes ordinarias.
- Normas con rango de ley emanadas del poder ejecutivo/ gobierno
- Reales decretos-Leyes
- Reales Decretos-Legislativo 6. Reglamentos:
- Reales decretos
- Ordenes de las Comisiones delegadas del Gobierno
- órdenes Ministeriales
- Circulares, Resoluciones, instrucciones y órdenes de Servicio.
Tenemos que saber que una norma de rango inferior no puede ir en contra de los dispuesto en otra que tenga un rango superior. En caso de conflicto entre dos normas de igual rango prevalece la más nueva.
6.- Normativa de carácter técnico
Por ejemplo la normativa interna de la Bolsa de Madrid., que aprueban circulares en las que se regula horarios de acceso, etc..
Puede venir bien que tengamos claro una serie de reglas para no liarnos en caso de que haya leyes que se contradigan, o regulen lo mismo, que en muchas ocasiones puede ocurrir: Siempre una norma de rango inferior no puede ir en contra de lo que diga una una norma superior ( según la Jerarquía que hemos establecido anteriormente) una norma posterior siempre deroga a la anterior de igual rango, una ley especifica prevalece sobre una ley general.
Llegados a este momento debemos de advertir que no todas todas las normas aplicables a la empresa deben de ser inventariadas.
Aqui entra en juego la parametrización o alcance del programa de cumplimiento normativo. Por ejemplo debemos de hacer el perímetro el cual va a aplicar el programa de cumplimiento normativo. Por ejemplo, si aplica a todas las sociedades de la empresa, o solo a la filial española, a todas las líneas de negocios, o si aplica a los freelance de la empresa. Una vez hecho el inventario de normas, debemos de descartar aquellas que no vayan a entrar dentro del perímetro del programa de cumplimiento normativo..
Como recomendación: Para empresas pequeñas y medianas no dudéis en ningún momento de inventariar todas las normas que afecten a la empresa; Para empresas mas grandes debemos de hacer como paso previo la parametrización del compliance penal, o también llamado el alcance y contenido. Las empresas que dejen fuera determinada normativa, tendrán todos los años que hacer un buen control, y revisión sobre esas Leyes o normas que han dejado fuera.
Es importante advertir al compliance officer, que las normas que vayan ser objeto del inventario deben de ser sacadas o extraídas de fuentes oficiales, de Boletines oficiales tanto del estado como de las comunidades autónomas, o páginas webs de los organismos reguladores.