En este artículo veremos los puntos necesarios para cumplir con el punto 5 de la Norma UNE 19601. En los sistemas de gestión en las UNE, o en las ISOS, siempre hay órganos, que corresponden a su vez con los órganos de las empresas y en muchas ocasiones se crea algún órganos específico, por ejemplo en compliance penal te obligan a tener un órgano de complinace penal ( hablamos de forma mas detallada en la sección del órgano de complinace penal) Pues bien, en este punto, sobre todo en la primera fase, describe la norma UNE 19601, las funciones y obligaciones de cada uno de los órganos del sistema de gestión de riesgos penales. Ya adelantamos que son 3, el órgano de gobierno, la Alta direccion y el órgano de complinace, que puede adoptar la forma de una sola personal es decir unipersonal, o se un comité de compliance, dos o tres personas.
En la practicidad lo que tenemos que hacer es entregarles estas funciones a cada órgano y que las firmen; una vez firmados debemos de hacerles recordatorios todos los años y en realidad que se impliquen en cada una de sus funciones. Normalmente el órgano de gobierno suele corresponder a los socios de la empresa, la alta direccion con el órgano de administracion y el complinace officer aunque nos encargamos en su sección de ello, lo mejor es que sea una persona independiente de la empresa, pero puede ser asociado al mismo nivel que el órgano de administracion. Todo esto puede cambiar en empresas con diferentes estructuras o de más alto nivel.
las funciones son:
FUNCIONES ORGANO DE GOBIERNO
- Promover una cultura de compliance en toda la entidad.
- Adoptar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de compliance penal, idóneo y efectivo para prevenir y detectar delitos, o en su caso para reducir de forma considerable el riesgo de cometerse.
- Dotar de recursos financieros, materiales, humanos adecuados y suficientes al sistema de gestión de riesgos penales para su eficaz funcionamiento.
- Aprobar la política de compliance penal.
- Examinar periódicamente la eficacia del sistema de gestión compliance penal, modificando el mismo cuando se detecten incumplimientos graves o se produzcan cambios en el club.
- Establecer un órgano de compliance penal al que se le encomiende la supervisión del funcionamiento y la ejecución del sistema de gestión de riesgos penales otorgándole poderes autónomos de iniciativa y control a fin de que pueda desarrollar eficazmente su labor.
- Asegurar que se establecen los procedimientos que concreten el proceso de formación de la voluntad de la organización de toma de decisiones y de ejecución de las mismas promoviendo una cultura de compliance que garantice altos entandares éticos y de comportamiento.
FUNCIONES A LA ALTA DIRECCION
- Garantizar que el sistema de gestión de compliance penal se implemente de forma adecuada para conseguir los objetivos de compliance penal, establecidos en la política de compliance penal
- Afrontar de manera eficaz los riesgos penales.
- Garantizar que las medidas encaminadas a reducir el riesgo penal se incorporan a los procesos, y procedimientos de la entidad.
- Garantizar la disponibilidad de recursos adecuados y suficientes para la ejecución eficaz del sistema de gestión de riesgos penales.
- Cumplir y hacer cumplir tanto interna como externamente, la política de compliance penal.
- Comunicar internamente la importancia de una gestión eficaz de compliance penal coherente con los objetivos.
- Dirigir y apoyar al personal a fin de lograr la observancia de los requisitos y la eficacia del sistema gestión de riesgos penales.
- Promover la mejora continua, apoyar los diversos roles de gestión para mostrar liderazgo en la prevención de delitos, y en la detención de riesgos penales.
- Fomentar el uso de procedimientos para la puesta en conocimiento de conductas potencialmente delictivas que puedan afectar a la organización.
Garantizar que ningún miembro de la organización es objeto de represalia, discriminación o sanción disciplinaria por comunicar de buena fe, violaciones, o sospechas fundadas de violaciones de la política de compliance penal, o por rehusar participar en actuaciones delictivas incluso si ello conduce a una pérdida de negocio de la organización
ORGANO DE COMPLIANCE O COMPLIANCE OFFICER
- Impulsar y supervisar de manera continua la implementación y eficacia del sistema de gestión compliance penal.
- Asegurarse de que se proporciona apoyo formativo continuo a los miembros de la organización.
- Poner en marcha un sistema de información y documentación de compliance penal.
- Deberá de definir y adoptar las medidas necesarias para que se apliquen los procedimientos adecuados que garanticen que los directivos, el personal y terceros interesados conocen y cumplen con sus obligaciones
- Participar en el inventario de riesgos, y proponer la metodología de riesgos para el posterior análisis de riesgos.
- Evaluación y revisiones la eficacia de las políticas, medidas y procedimientos establecidos para evitar la comisión de un delito.
- Aprobación del plan de supervisión anual de Auditoría.
- Adoptar e implementar un canal de denuncias, conocer las denuncias recibidas y tomar las decisiones oportunas
- Participar en la realización del Análisis de riesgos
- Participar en la definición del plan de tratamiento de riesgos
- Participar en la elaboración de protocolos y procedimientos
- Vigilar por el cumplimiento de los protocolos y procedimientos establecidos
- Proponer mejoras en los protocolos y procedimientos establecidos
- Establecer indicadores de desempeño de compliance penal para identificar la necesidad de acciones correctivas. Informar al órgano de gobierno sobre los resultados derivados de la aplicación del sistema de gestión de riesgos penales