En esta parte de compliance penal o de la norma UNE 19601 tenemos que hablar de las comunicaciones que se hacen en las empresas para mejorar el sistema de compliance penal. Las comunicaciones se pueden dividir en:
- Internas: Son todas aquellas que normalmente se hacen a los trabajadores directivos, etc…
- Externas: Se hacen a socios de negocio, clientes, proveedores, subcontratistas, etc..
Las comunicaciones que se hacen en compliance se pueden dividir igualmente en dos:
- Las que hay que hacer de forma permanente: normalmente son estas:
- La política, suele estar comunicada en la página web o intranet.
- Las funciones y obligaciones de los órganos, conviene comunicarla y recordar todos los años.
- El sistema disciplinario.
- El canal de denuncias y su forma de trabajarlo.
- Código Ético. Suele estar en la página web de la empresa o en la Intranet, incluso se recomienda entregarla junto con la política.
- Las que se hacen una vez al año o de forma específica.
- Acciones concretas que se hacen un año en concreto: Carteles recordando el sistema de compliance penal, o megafonía en la empresa un día concreto recordando que la empresa no tolera hechos. penales, o libretos imprimidos explicando el sistema etc..
Por último es importante que estén documentado ( un acta) las comunicaciones que se van hacer en la empresa ese año, y aprobadas por el compliance officer o el comité de compliance.
