control del correo electrónico a los trabajadores
Jesús Sánchez Migallón
Jesús Sánchez Migallón

Abogado

Control del correo electrónico a los trabajadores

Monitorización del correo electrónico

En los años que llevo asesorando a empresas sobre privacidad, y compliance penal, uno de los momentos más difíciles es poder conjugar el asesoramiento a prestar al empresario que normalmente es mi cliente, pero siempre dentro de los límites de los derechos de los trabajadores, que en otras muchas ocasiones nos suele contratar para defender sus intereses.

En esta balanza, nos encontramos con un tema que se va dando cada vez más, como es el control del correo electrónico a los trabajadores en el desempeño de sus tareas diarias. ¿Puede el trabajador utilizar el correo personal para cuestiones relacionadas con el trabajo? ¿puede el empresario controlar que esta haciendo el trabajador con el correo de la empresa? ¿ puede el trabajador configurar el correo electrónico en dispositivos personales, como móviles o tablets?

Lo que sí es cierto es que la utilización cotidiana de las nuevas tecnologías de la información y comunicación en el trabajo es imparable.

La necesitad del control del correo electrónico de los trabajadores viene de un problema mayor, como es que el empresario tiene abierto un  riesgo tecnológico todos los días en la empresa. Una de las medidas que puede optar para reducir ese riesgo es el control del correo electrónico, (otras pueden ser instalación de puertas con llave, otras pueden ser instalación de programas que detecten filtraciones).

Comencemos a poner orden sobre este problema que se da a diario en las organizaciones:

Debemos de partir de la base que no existe regulación legal en España que en este sentido trate sobre el uso del correo electrónico u otros medios en el trabajo., es por tanto que ha sido la Jurisprudencia la que ha ido marcando los pasos poco a poco. Pero como sabéis la Jurisprudencia nunca es uniforme y existen disparidad de criterios hasta este año 2017 que se fija un criterio específico.

Iremos haciendo un resumen cronológico para entender la situación hasta el año 2017:

1.- En primer lugar los Tribunales Españoles fijaron el criterio diciendo que el correo electrónico así como cualquier medio que se le dé al trabajador, como el ordenador o la Tablet, se asemejaba a una taquilla del trabajador y por tanto tenía una especial protección, y así lo marca el Estatuto de los trabajadores en su artículo 18 y por tanto habría que limitar el acceso o el control del empresario sobre el correo electrónico, como se protege la taquilla del trabajador, salvo que hubiere un riesgo para el patrimonio del empresario.

2.- Mas tarde hubo un cambio Jurisprudencial  en la famosa sentencia del Tribunal Supremo de fecha 26 de Septiembre de 2007, en el que le siguieron muchas otras como en el 2011. Y estableció que el correo electrónico así como los dispositivos que el empresario pone a disposición del trabajador no gozan de protección al amparo del artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores sino que el empresario tiene derecho a controlarlos para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.

Sobre este último cambio jurisprudencial, en el que trabajador además de adoptar medidas de vigilancia y control  puede llegar a sancionar al trabajador,  tenemos que tener claro que todo va a pivotar sobre la cuestión de la información y el consentimiento del empresario al trabajador.

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Es decir, mediante en unas políticas que la empresa redacte a tal efecto, y que perfectamente podríamos denominar, políticas de seguridad y de uso de dispositivos tecnológicos, tendremos que establecer lo que se puede o no se puede hacer con los mismos y, además, informar al trabajador si los mismos podrán ser investigados los dispositivos tecnológicos que a tal efecto se han puesto a su disposición.

Eso sí tenemos que partir de unos límites al control empresarial que ya hemos comentado, es decir este poder de vigilancia y control no es ilimitada, sino que debe de hacerse respetando los derechos fundamentales de las personas y de los trabajadores, derecho como la intimidad, el secreto de las comunicaciones.

Es decir que un trabajador por el mero hecho de ser contratado no pierde los derechos constitucionales y como sabemos los mismos no son renunciables.

Tenemos sobre la mesa un doble problema:

  •  Por un lado el derecho del empresario a poder vigilar y controlar lo que sus trabajadores hacen
  • Los derechos constitucionales que todo trabajador tiene y que no pueden ser renunciables, ni se pierden a la hora de ser contratados.

Por todo ello, para que el control del empresario sobre el correo electrónico o sobre los medios entregados al trabajador sea lícito tiene que haber una proporcionalidad, y esto significa:

  • Necesaria: Que no exista otra manera, u otra forma mas moderada para conseguir el objetivo buscado por ejemplo saber si el trabajador está enviando información a la competencia.
  • Justificada: Debe de haber unos motivos y una sospecha que el empleado está haciendo algo mal.

Y todo dejar prueba de que se han seguidos esta proporcionalidad.

Por último dejar constancia de una última sentencia de la Unión Europea de Septiembre de 2017,  en el que condena que las empresas espíen correos electrónicos de sus empleados sin previo aviso, y vuelve a repetir el mismo criterio que el Tribunal Constitucional Español: La necesidad de informar a la persona de que el correo electrónico se puede investigar, y guardar una proporción entre el medio utilizado para ello, o como dice la sentencia, se necesita un equilibrio.

Y para terminar dejar claro, que este artículo no es sólo aplicable al control de los correos electrónicos, sino que también lo es para todas aquellas herramientas de control que tiene a mano todo empresario como pueden ser registros Biométricos, Geolocalización, Videovigilancia.

Si usted necesita asesoramiento en materia de redacción de unas políticas claras sobre el uso de dispositivos tecnológicos, así como del correo electrónico, póngase en contacto con nosotros.

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